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协会文件-支付机构预付卡业务内部控制指引

本文作者: 3年前 (2018-01-20)

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协会文件-支付机构预付卡业务内部控制指引

颁布日期:2013-01-23

实施日期:2013-01-23

时 效 性:现行有效

发文文号:【2013】5号

颁布单位:-1

  关于印发《支付机构预付卡业务内部控制指引》的通知

  各成员单位:

为加强成员单位预付卡业务内部控制体系建设,引导成员单位规范经营,增强成员单位自我约束和风险控制能力,预付卡工作委员会起草了《支付机构预付卡业务内部控制指引》(以下简称《指引》),并广泛征求了成员单位意见。《指引》已于2013年1月22日经预付卡工作委员会第一届常务委员会第二次会议审议通过,现予以发布,即日起实施。

特此通知。

附件:支付机构预付卡业务内部控制指引

附件:

  支付机构预付卡业务内部控制指引

  第一章 总则

第一条 为促进支付机构预付卡业务健康发展,构建科学、合理的内部控制体系,引导支付机构依法、合规、规范经营,增强支付机构自我约束和风险控制能力,根据国家有关法律法规及相关规定,在中国支付清算协会预付卡工作委员会全体成员单位共同协商下,制定本指引。

第二条 本指引适用于中国支付清算协会预付卡工作委员会全体成员单位。

第三条 本指引所称支付机构,是指取得《支付业务许可证》,获准办理“预付卡发行与受理’’业务的发卡机构和获准办理“预付卡受理”业务的受理机构。

第四条 本指引所称预付卡,是指发卡机构以特定载体和形式发行的、可在发卡机构之外购买商品或服务的预付价值。

第五条 本指引所称预付卡业务内部控制,是指支付机构为实现业务经营目标,按照国家法律法规及相关规定,通过健全部门和岗位设置、完善规章制度等方式,对预付卡业务流程进行有效控制、全面监督的动态过程。

第六条 支付机构预付卡业务内部控制的目标:

(一)建立健全分工合理、制衡约束、有效监督的部门或岗位,形成科学合理的预付卡业务决策机制、执行机制和监督机制,防范预付卡业务风险;

(二)制定预付卡业务规章制度、工作流程和操作规范,确保预付卡业务依法合规、客户资金安全、业务系统运行连续稳定;

(三)加强信息沟通与内部监督,提高预付卡业务风险防范和风险处理能力;

(四)切实保证预付卡业务工作人员诚实守信,履行岗位职责,落实岗位责任,提高支付机构预付卡业务服务质量。

第七条 支付机构预付卡业务内部控制的基本要求:

(一)根据各业务环节功能的实现,结合机构实际经营情况,合理设置职能部门、岗位或指定相关部门、岗位履行相应职责;

(二)在支付机构范围内保持统一的业务标准和操作要求,并保证其连续性和稳定性;

(三)明确关键岗位及其操作规范,制定岗位监督、复核、离职的限制性规定、定期轮换、岗位衔接等制度;

(四)编制内部管理手册,要求全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况,明确职责权限,履行相关责任;

(五)加强业务人员的岗位培训,不断提高在岗人员的业务处理能力。

第二章 发行阶段的内部控制

第八条 发行阶段内部控制的重点是:卡片的管理、科学的发行业务流程、规范的业务操作、合理的岗位权限设置及制衡机制。

(一)支付机构应制定严格的卡片采购审批制度,规范流程、明确权限,设立专岗负责卡片的统一采购。

(二)支付机构应建立严格的卡档管理制度,专岗专人负责,卡档文件需加密传输,保证卡档文件的安全性。

(三)支付机构应设立专岗,负责卡片保管,根据需要对卡片库存实行分级管理,专人专岗,双人复核,明确岗位职责及操作规范。

(四)支付机构应制定卡片出入库登记制度,明确验收入库、定期盘点、出库审批等操作流程,妥善保管卡片。

(五)支付机构应根据业务需要设置专岗,负责分配业务操作权限,在满足业务操作的前提下,实施权限最小化原则。

(六)支付机构应设置专岗,负责卡片销售及售卡款项收取,确保售卡记录的完整性和准确性。

(七)支付机构应设置专岗,负责对卡片销售岗位人员的售卡作业进行复核和监督,确保操作的合法性、合规性、完整性、准确性和可追溯性。

(八)支付机构应设置专岗,负责售卡现金、支票、凭证等收取、汇总和核对,发起卡片激活申请。

(九)支付机构应设置专岗,负责核对待激活金额与待激活卡片,并根据售卡款项总收岗位人员的申请激活卡片,款项总收与卡片激活需分岗分人操作。

(十)支付机构应制定售卡作业日终盘点制度,做好网点售卡记录登记和汇总工作,并按规定时间汇总到支付机构总部。

(十一)支付机构应制定严格的售卡作业规范及操作流程,制定作业人员岗位培训制度,保证预付卡发行过程的规范性。

(十二)支付机构应按照《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定开具发票,并建立严格的发票复核制度。

第三章 受理阶段的内部控制

第八条 受理阶段内部控制的重点是:建立健全并严格执行特约商户管理制度,通过技术和业务手段对商户交易进行监控,防范异常交易和可疑交易。

(一)支付机构应设立特约商户拓展与管理的部门,负责与特约商户签约、终端布放与维护、商户培训、商户巡检等业务。支付机构应设置专岗,负责商户拓展业务中相关系统参数配置。

支付机构应设置专岗,负责特约商户POS机具装机及审查工作,以保证商户POS交易的准确性和安全性。支付机构应设置专岗,负责签约商户及相关业务的资料保管。

支付机构应建立终端受理使用。

(二)支付机构应实行特约商户分级审批制度,确保商户拓展与签约审批相分离,明确初审、复审的审批职责权限。

(三)支付机构应建立特约商户风险评级机制,明确不同风险级别特约商户的监控措施,确保对预付卡交易的监控。

(四)支付机构应建立特约商户管理制度,包括特约商户的资质审核、拓展流程、巡检、培训、冻结、解冻、清退、档案保管等内容。

(五)支付机构应建立特约商户的培训制度,对特约商户的收银人员、财务人员等进行定期或不定期的业务培训。培训的基本内容应包括:受理机具使用、卡片鉴别、业务受理操作、资金结算、对账和差错业务处理等。

(六)支付机构应对特约商户建立监督检查机制,对特约商户的经营状况、资信情况、服务、合法经营等方面进行监督检查。

(七)支付机构应建立特约商户定期回访制度,通过商户回访、终端巡检,及时了解商户运营情况,确保受理业务安全运行。

(八)支付机构应设立专职监控部门或岗位,按相关规定制定异常交易、可疑交易监控措施,跟踪监测并及时发现、处理伪造、变造预付卡等异常交易情况,实时监测可疑交易情况。

 第四章 资金结算的内部控制

第九条 资金结算的内部控制重点是确保支付机构与特约商户的账目核对和资金结算准确无误。

(一)支付机构应建立资金结算部门或岗位,按相关规定制定账目核对和资金结算的操作流程。

(二)支付机构应建立账目核对制度,按照约定周期与各特约商户进行核对,确保资金结算的安全性、准确性和不可抵赖性。

(三)支付机构应建立结算审批制度,对结算单据复核无误后,按权限进行审批,并根据审批结果进行资金划转。

(四)支付机构应严格设置资金结算岗位的系统权限,确保操作岗位与前后端岗位权限分离,不得混岗。

(五)支付机构应设立业务差错处理经办岗和复核岗,制定规范的操作流程,及时核查报表,妥善保存凭证依据,确保差错处理准确无误。

第五章 系统运维的内部控制

第十条系 统运维内部控制的重点是保证业务系统运行的安全性、连续性、稳定性。

(一)支付机构应建立系统运行和维护部门及岗位,制定系统运行、维护、监控、访问等操作规范,明确岗位职责及操作审批权限。

(二)系统技术岗位人员应专职专责,不得与业务岗位人员混岗。

(三)技术人员进行系统操作应做好工作记录,建立系统操作日志存管制度,明确相应的借阅查询流程。

(四)支付机构应建立完善的预付卡业务应急系统、灾备系统,健全应急处理和灾难恢复制度,制定稳妥的应急处理预案,保障系统连续稳定运行。

  第六章 信息沟通与内部监督

第十一条 支付机构应当建立信息沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制有效运行。

(一)支付机构应运用信息技术加强内部控制,建立与经营管理相适应的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,减少人为操作因素。

(二)支付机构应建立有效的信息交流与反馈机制,确保管理层、各部门、员工之间的信息交流顺畅。

(三)支付机构应建立与特约商户之间的沟通联络机制,确保与特约商户之间的信息交流顺畅。

(四)支付机构应设立内部审计部门或岗位,通过内部审计部门或岗位对预付卡业务各环节进行监督检查,内部审计部门应实行垂直管理,保证工作的独立性。

(五)支付机构应通过内部审计部门或岗位对预付卡业务的内部运营进行日常监督与专项监督。日常监督是指内部审计部门或岗位建立与实施对预付卡业务内部控制的情况进行常规、持续的监督检查;专项监督是指在业务经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,内部审计部门或岗位对预付卡业务内部控制的某些方面进行有针对性地监督检查。

(六)支付机构应当结合内部监督情况,定期对预付卡业务内部控制的有效性进行自我评价。

(七)支付机构应当以书面或者其他适当的形式,妥善保存预付卡业务内部控制建立与实施过程中的相关记录或者资料,确保内部控制建立与实施过程的可验证性。

第七章 附则

第十二条支付机构应根据本指引制定本机构预付卡业务内部控制实施方案,并根据自身情况在实施过程中做出补充和完善。

第十三条本指引由中国支付清算协会预付卡工作委员会负责解释。

第十四条本指引自发布之日起施行。

协会文件-支付机构预付卡业务内部控制指引

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