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编制系统化制度的四点注意事项

本文作者: 2年前 (2018-09-20)

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编制系统化制度的四点注意事项

编制系统化制度的四点注意事项

有朋友问,我是北京一家做材料的公司,员工人数50人左右。我于去年入职的,任人事专员岗位,人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度,并把这些制度放在一起,汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单,但感觉领导另有深意,我该如何将这件小事做出彩呢?面对公司所有无系统化的制度,如何整理汇总?

制度要发挥作用,绝对不单是“有没有”的问题,如果是有没有的问题,这种资料网上一找一大堆,复制粘贴之后,稍微改改就公司的制度就全了?但是有用吗?一定没用!为什么没用?因为制度要生根发芽起作用,需要水、空气、土壤和一段时间的孕育。

所谓真正有效的系统化制度?不只是看你这个规章制度要多么的全面,覆盖的范围要多广或者有多么的细致,更要看这一系列的制度能否在企业中真正落地并发挥作用。而那些没有用的制度,都是只写在纸上、留在嘴上、挂在墙上,没有得到应用的制度。

所以,编制系统化制度,不要追求什么高大上,也不要被系统两个字给困住了思维,搞一堆没用的制度也不如一个有用的制度。所以要注意如下四个注意事项。

1.问题导向

最先制定的规章制度一定是优先能解决你公司问题的规章制度,而不是网上搜出来的那些。你公司当前最需要解决的问题是什么?最大的痛点是什么?先把这些问题列出来,然后再把这些问题对应的制度进行规范。

内容要尽量包含期望提倡和避免的各类员工行为,做到有据可查、有章可循。如果后续再出现某类有损公司利益的行为经常出现,而公司的规章制度中却没有明确规定不允许做,也应该第一时间重新评估和完善规章制度。

比如有位员工消极怠工,经常在上班时间以抽烟或上厕所为借口私自外出,有时候一走就是两个小时不在岗;在岗时,常常浏览与工作无关的网站。这个员工的直属领导已经发现并批评过他多次。但他屡教不改,还振振有词说,我每天按时上下班,又没有违反公司的规章制度,公司没有权利把我怎么样。他说的也许是对的,因为你公司现在确实没有这方面有据可查的规章制度。

2.尽量量化

管理实务中,为了界定行为的性质归属,规章制度应尽量做到量化。有的因员工过失给公司造成损失,应属于哪一级违规的界定。如果规章制度中只是界定“数额巨大”、“金额较高”之类的含糊词语,情况真的发生,则无法判断。

比如有个公司规定,因为员工违规操作给公司造成损失的,损失金额在1万元以下的,属于三级违规,损失金额在1万元到5万元的,属于二级违规,损失金额在5万元以上的,属于一级违规。这样界定清楚,是为了避免进一步的麻烦。

3.能够获取

要使制度中规定的事项能够得到真正执行,在制定制度之前,要想到如何“获取”到员工行为发生的证据。有的公司的规章制度中规定员工不得挥霍、浪费公司资源。这个规定本身倒是没问题,想法是好的。可是,要怎么判断和审查出员工在挥霍和浪费公司资源;或者说,当什么样的具体事件发生时,公司要通过何种方式获取到员工挥霍和浪费公司资源的事实。

比如有的公司在规章制度中鼓励部门内部员工之间增进友谊,每季度可以搞一次团队聚餐,团队聚餐的标准按实际参加的人头计,每人不得超过200元。同时规定,报账不得弄虚作假。某部门共30人,每次聚餐实际总有几名同事因个人原因无法到场,可是这个部门的负责人每次报账都按照30人全员参加报销6000元。为此,人力资源部可以汇同财务部、行政办公室采取不定期核查的方式,通过电话确认餐厅就餐人数与内部发票报销的报账人数核对,掌握该部门负责人的违规事实,并按照规章制度,进行相应处置。

有小伙伴说,我知道了,不能够获取的制度条例就不需要规定!这种观点也是片面的。想到如何获取固然重要,但每一条制度都能够真正实现获取并不现实。即便能够做到,公司也许需要为此付出巨大的管理成本,这种管理上的付出与回报往往得不偿失。

除了惩戒,规章制度本身是有学习、警示、规范、引导等作用的。所以在制定规章制度的时候,我们要“考虑”获取的属性,但也不能一味强调获取而忽略全面性。规章制度的条目全部都能够获取不现实,但是能够获取的项目太少就没有用,这其中的分寸拿捏,考验的是我们对公司管理的理解和认知。

4.做好记录

员工日常对规章制度的遵守与违反情况,人力资源部要做好详细的记录。记录的内容不仅包括事实和结论,还包括全部的证据资料。对规章制度的记录结果,应体现在员工的晋升、降级、培训、福利等方面。

如果制度的背后没有奖罚,那么规定了也没有用。

如果制度的背后没有检查,那么出台了也没人做。

如果制度的背后没有记录,那么实施了也没效果。

编制系统化制度的四点注意事项

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